Hagsmuna­gæsla

Áherslur Birtu gagnvart einstökum haghöfum eru að framfylgja stefnu stjórnar með gildi Birtu að leiðarljósi til þess að ná settum markmiðum sjóðsins.

Birta leggur áherslu á að veita sjóðfélögum frábæra þjónustu með fagmennsku, ábyrgð og heiðarleika að leiðarljósi. Viðhorf sjóðfélaga eru könnuð, ímynd sjóðsins metin og mikil áhersla lögð á þægilegt viðmót starfsfólks. Sjóðfélagar eru upplýstir um stöðu sjóðsins og réttindi þeirra eins og frekast er kostur. Sjóðurinn heldur úti vefsíðu þar sem sjóðfélagar geta nálgast upplýsingar um sjóðinn, stöðu sína hjá sjóðnum og fyllt út rafrænar umsóknir. Fjölgað hefur bæði í hópi virkra sjóðfélaga og í hópi lífeyrisþega síðustu ár.

Birta leggur áherslu á greið samskipti við aðildarfélög með því að veita góða þjónustu og miðla skýrum og gagnsæjum upplýsingum. Atvinnurekendur annars vegar og launamenn hins vegar skipa fulltrúaráð. Þau fá upplýsingar um starfsemi og rekstur sjóðsins. Á fulltrúaráðsfundum gefst færi á að fræðast frekar um gang mála og skiptast á skoðunum. Einnig veitir sjóðurinn launagreiðendum þjónustu varðandi skil á iðgjöldum til sjóðsins og félagsgjöldum til aðildarfélaga sjóðsins.

Á árinu 2024 voru haldnir fundir með fulltrúaráði um málefni sjóðsins hvar fulltrúar aðildarfélaga skiptust á skoðunum við fulltrúa sem stjórn hafði í kjölfarið til umfjöllunar. Á meðal málefna var eigendastefna sjóðsins og einstaka fjárfestingar sjóðsins ásamt almennri umræðu um rekstur sjóðsins.

Markmið Birtu er að ráða, efla og halda hæfu og traustu starfsfólki sem býr yfir góðri þekkingu eða reynslu sem nýtist í starfi. Mikið er lagt upp úr liprum samskiptum á vinnustað og að starfsmannabragur sé góður í hvívetna. Starfsánægja er mæld og metin. Oft er boðað til fræðslufunda fyrir starfsmenn um margvísleg málefni og viðburða af ýmsu tagi sem styrkja fólk í starfi og treysta samheldni hópsins.

Árlega er gerð vinnustaðagreining til að fá fram skoðanir starfsfólks á fjölmörgum þáttum starfseminnar. Allt starfsfólk sjóðsins svarar könnuninni óháð stéttarfélagsaðild. Niðurstöður vinnustaðagreiningar eru kynntar fyrir starfsfólki og reynt að bæta úr gerist þess þörf á þeim þáttum sem mögulegt er. Árlegar viðhorfskannanir Gallup sem unnin er fyrir VR sýnir að skrifstofubragur Birtu er vel viðunandi eins og niðurstaðan ber með sér sem birt er á vefsvæði VR.

Til staðar eru mannauðsstefna sem og samskipta- og siðareglur starfsfólks hjá sjóðnum. Sjóðurinn hefur jafnlaunavottun.

Birta starfar samkvæmt samþykktum ársfundar sem fjármálaráðuneytið síðan staðfestir í samræmi við lög nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða. Sjóðurinn fylgir þeim lögum, reglum og leiðbeinandi tilmælum sem um starfsemi hans gilda.

Sjóðurinn lýtur eftirliti Fjármálaeftirliti Seðlabanka Íslands (SÍ) og starfsemi hans er starfsleyfisskyld. Á síðasta starfsári átti sjóðurinn í uppbyggilegum samskiptum við SÍ þar sem leitast er við að byggja upp heilbrigð samskipti um málefni sjóðsins og umhverfi hans.

Birta fylgir eigendastefnu sem kveður á um hvernig sjóðurinn gætir hagsmuna sinna gagnvart mótaðilum og eru til leiðbeiningar um kröfur sem sjóðurinn gerir til góðra stjórnarhátta og umhverfislegra og félagslegra þátta í fyrirtækjum sem hann fjárfestir í. Starfsmenn Birtu mæta á innlenda hluthafafundi í umboði sjóðsins og birta sjóðfélögum upplýsingar um framkvæmd eigendastefnunnar á heimasíðu Birtu. Þar gefst sjóðfélögum tækifæri til að fylgjast með því hvernig sjóðurinn gætir hagsmuna sjóðsins gagnvart mótaðilum í viðskiptum. Sjóðurinn tjáði skoðun sína á hluthafafundum og í sumum tilfellum er það fært í fundargerðir. Þá á sjóðurinn í reglulegum samskiptum við tilnefningarnefndir skráðra félaga hvar sjóðurinn kemur skoðunum sínum á framfæri er varðar val og kosningu stjórnarmanna.

Sjóðurinn sækir hluthafafundi þeirra markaðsskráðu félaga sem hann á eignarhlut í og birtir upplýsingar um vægi eignarhlutar og ráðstöfun atkvæðisréttar í þessum félögum á heimasíðu sjóðsins á hverju ári. Hér má finna upplýsingar um eigendasstefnu sjóðsins.

Í ljósi þess að eignarhald Birtu lífeyrissjóðs í innlendum hlutabréfum þverast yfir samkeppnismarkaði eru afskipti sjóðsins af rekstri þessara félaga einungis kunngerð á sameiginlegum vettvangi hluthafa, á þetta sértaklega við um skráðu félögin. Þau sjónarmið sem Birta hefur nálgast stjórn og stjórnendur með sem hluthafi er að finna á vettvangi óhagnaðardrifinna alþjóðlegra samtaka sem bera heitið "Focusing Capital on the Long Term" en þessi samtök leggja áherslu á að auka vægi langtímahugsunar og stefnumarkandi umræðu við stjórnarborðið. Þá er því haldið fram að langtíma virðisaukning eigi sér ákveðin einkenni sem hægt er að meta með samanburði á kennitölum og öðrum viðbótar upplýsingum sem birtar eru í ársreikningum fyrirtækja. Markmið Birtu í þessum efnum er að hvetja stjórn og stjórnendur til að gera betur í því að skilgreina þá mælikvarða sem staðfesta langtíma virðisaukningu og árangur af stjórnarstarfinu með áherslu á jafnræði hluthafa. Kröfur um skammtímaárangur geta jafnframt haft þá tilhneigingu að vera hamlandi fyrir fyrirtæki í að tryggja framgang siðferðislegra gilda. Mikilvægt er að gæta jafnvægis hvað þetta varðar og hafa þolinmæði gagnvart breytingum þar sem árangur verður ekki sýnilegur eða mælanlegur á skömmum tíma.

Þá standa væntingar Birtu lífeyrissjóðs til þess að ársskýrslur framtíðarinnar geti svarað þessum sjónarmiðum í auknum mæli. Í takt við þá hugmyndafræði leggur Birta áherslu á að félög í eigu sjóðsins innleiði stefnu um samfélagsábyrgð og tileinki sér ófjárhagslega upplýsingagjöf, sbr. 66. gr. d. laga um ársreikninga nr. 3/2006, eftir því sem við á. Þá mun upplýsingagjöf tengd sjálfbærni skv. CSDR Evrópu-reglugerðinni koma í stað þeirra upplýsinga sem nú er krafist samkvæmt áðurnefndri 66. gr.

Sjóðurinn birtir ársreikning á vefsvæði sínu og er hann gerður í samræmi við lög og reglur sem um ársreikninga gilda. Ársreikningur er endurskoðaður af ytri endurskoðanda sem staðfestir skoðun sína með áritun sinni. Sjóðfélagar og aðrir haghafar eru hvattir til að kynna sér ársreikninginn og þær skýringar sem honum fylgja.

Sjóðurinn birtir árs- og sjálfbærniskýrslu í samræmi við alþjóðlega staðla og er henni ætlað að setja ársreikninginn í samhengi við starfsemi sjóðsins yfir undangengið ár. Í skýrslunni má finna upplýsingar um viðskiptalíkan sjóðsins og tengsl þess við árangursmat stjórnar. Þá er starfsemin sett í samhengi við efnahag, umhverfið og félagslega þætti. Vefsvæði Birtu er ætlað að veita ítarlegri upplýsingar um starfsemi sjóðsins. Sjóðfélögum og haghöfum er sérstaklega bent á umfjöllun um fjölmörg stefnu skjöl sem stjórn sjóðsins hefur mótað um starfsemina ásamt reglum sem sjóðurinn hefur sett sér.