Meginhlutverk Birtu er að tryggja sjóðfélögum, eftirlifandi mökum þeirra og börnum lífeyri.
Birta lífeyrissjóður er fullgildur lífeyrissjóður og hefur starfsleyfi samkvæmt Seðlabanka Íslands
Birta lífeyrissjóður starfar á grundvelli samþykkta og samkvæmt lögum nr. 129/1997, um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða. Einnig starfar lífeyrissjóðurinn á grundvelli samkomulags stéttarfélaga og atvinnurekenda frá 19. maí 1969 með síðari breytingum. Hlutverk Birtu lífeyrissjóðs er að tryggja sjóðfélögum, eftirlifandi mökum þeirra og börnum lífeyri í samræmi við samþykktir sjóðsins og með hliðsjón af lögum um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða.
Birta lífeyrissjóður starfar á tveimur mörkuðum, íslenskum tryggingamarkaði og fasteignalánamarkaði. Sjóðurinn býður upp á tryggingavernd í formi skyldusparnaðar lífeyrisréttinda, séreignarsparnað og sjóðfélagalán. Samtryggingardeild sjóðsins veitir lágmarkstryggingarvernd samkvæmt samþykktum sjóðsins og lögum þar um og er veigamesti þátturinn í starfsemi sjóðsins. Séreignardeild Birtu veitir viðbótartryggingarvernd í formi séreignarsparnaðar með samningum þar um. Sjóðfélagar hafa kost á að taka fasteignalán hjá sjóðnum að uppfylltum skilyrðum.
Góð þjónusta skiptir okkur máli
Sjóðurinn leggur áherslu á góða þjónustu og ferla sem tryggja skilvirkni og öryggi fyrir sjóðfélaga. Sjóðfélagar kjósa í auknu mæli að sinna erindum sínum með rafrænum hætti og utan hefðbundinna opnunartíma sjóðsins. Það er því mikilvægt fyrir sjóðinn að vera í stöðugri framþróun við að bæta ferla og stafræna vegferð.
Viðskiptamannakerfi Birtu hefur verið í stöðugri þróun frá árinu 2023 með það að markmiði að fá betri yfirsýn og þekkingu á sjóðfélögum og haghöfum út frá gögnum. Viðskiptamannakerfið eykur hagræði og upplýsingaflæði milli starfsmanna og bætir og styttir ferla við að svara fyrirspurnum og veita góða þjónustu til sjóðfélaga. Með kerfinu er leitast við að veita samræmda þjónustuupplifun fyrir alla sjóðfélaga og aðra sem hafa samband við sjóðinn.
Flestar umsóknir sem berast sjóðnum fara í gegnum rafrænt umsóknarferli þar sem málum er fylgt eftir frá upphafi til enda. Málið hefst í gáttinni á mínum síðum sjóðfélaga og flæðir þaðan inn í málakerfið þar sem starfsmaður tekur á móti málinu. Þau mál sem berast ekki með rafrænum hætti eru skráð í málakerfið þar sem málið er stofnað af starfsmanni og málsmeðferð hefst. Um leið og mál er stofnað í kerfinu er því fylgt eftir með rekjanleika í ákveðnum skrefum í samræmi við verklagsreglur og vinnulýsingar. Verklagið tryggir samræmda og faglega afgreiðslu mála. Nýju ári fylgja ný tækifæri til að gera góða þjónustu enn betri.
Með mælaborðinu er hægt að skoða stöðu mála og fylgjast með ferli þeirra
Birta lífeyrissjóður fylgir málum eftir með mælaborði (MS Power BI) ásamt því að skoða mælingar úr viðskiptamannakerfi sjóðsins. Gögn eru oft á tíðum umfangsmikil og vannýtt auðlind en með því að fylgjast með ferli mála er hægt að skoða hvaða tækifæri eru til að bæta þjónustu og efla viðskiptaþróun. Með mælaborðinu hafa starfsmenn Birtu aðgang að margskonar upplýsingum um stöðu mála, rekstur sjóðsins, tækifæri til hagræðingar og möguleika til að ná betri árangri.
Gæðaskjölin tryggja að unnið sé eftir samræmdu verklagi innan sjóðsins
Gæðahandbók sjóðsins er sett upp í CCQ gæðakerfinu, sem heldur utan um gæðaskjöl sjóðsins, þ.e. stefnur, reglur, verklagsreglur, vinnulýsingar, leiðbeiningar og eyðublöð. Kerfið heldur einnig utan um ábyrgðaraðila skjala, útgáfudagsetningar og hvenær tími er kominn á endurskoðun skjala. Gæðaskjölin tryggja að unnið sé eftir samræmdu verklagi innan sjóðsins og draga úr rekstraráhættu, skjalaáhættu og starfsmannaáhættu.
Mikilvægt að bregðast við ógnun í stafrænu umhverfi
Um leið og hraðar framfarir í tækni hjálpa sjóðnum að auka skilvirkni og opna ný tækifæri, þá verður upplýsingatækni sífellt mikilvægari. Tölvuþrjótar nýta sér þessa öru þróun og fylgjast vel með nýjustu tækni og finna veikleika í henni til að herja á notendur. Þetta krefst þess að mikil áhersla þarf að vera á öryggi í upplýsingakerfum og virkar netvarnir sem taka á nýjustu ógnunum og vernda kerfi sjóðsins, gögn og þær upplýsingar sem við berum ábyrgð á.
Á árinu 2024 var virk netöryggisþjónusta sem vaktaði sjóðinn gegn netógnum í rauntíma allan sólarhringinn, alla daga ársins. Umhverfið er vaktað af öflugu netöryggiskerfi ásamt teymi sérfræðinga í öryggislausnum. Ef netöryggiskerfið verður vart við öryggisatvik sendir það tilkynningar án tafar til sérfræðingateymis sem bregst við öryggisfrávikum og grípur til viðeigandi aðgerða til að koma í veg fyrir frekari skaða. Sjálfvirkar aðgerðir kerfisins í upphafi viðbragðs, verða einnig til þess að stytta viðbragðstíma og lágmarka mögulegan skaða.
Á árinu 2025 verður áfram lögð mikil áhersla á alla öryggisvöktun kerfa og gagna. Unnið verður að því að styrkja stafræna innviði sjóðsins og auka viðnámsþrótt hans. DORA reglugerðin, sem mun taka gildi á árinu 2025, eykur mikilvægi netöryggis í rekstri sjóðsins, krefst öflugri varna gegn netógnum og leggur aukna ábyrgð á stjórn og stjórnendur gagnvart upplýsingatækni. Með hlítingu við kröfur reglugerðarinnar mun sjóðurinn vernda gögn sín og kerfi ásamt því að viðhalda og auka við traust sjóðfélaga.
Mikilvæg skref í átt að betri þjónustu
Mikil þróun hefur verið á árinu 2024 í stafrænni umbreytingu hjá sjóðnum.
Upplifun sjóðfélaga skiptir sjóðinn miklu máli og með notkun á viðskiptamannakerfi þekkir starfsfólk Birtu sjóðfélaga betur og getur með hraðari móti unnið þau erindi sem sjóðnum berast í gegnum kerfið. Við leggjum mikla áherslu á að veita framúrskarandi þjónustu og kerfið hjálpar okkur við að bæta upplifun sjóðfélaga og viðskiptavina, fylgjast betur með ánægju þeirra, bregðast við ábendingum og halda betur utan um öll samskipti. Kerfið hefur verið í mikilli þróun frá því að það var tekið í notkun og á árinu 2024 bárust inn 9.269 erindi sem starfsfólk sjóðsins vann úr. Viðskiptamannakerfið hefur skilað töluverðum vinnusparnaði og lækkað kostnað vegna bréfasendinga.
Sjóðurinn tók upp nýtt skjalakerfi á árinu 2024 sem heldur utan um öll gögn sjóðsins á einum stað. Með nýju skjalakerfi er betra aðgengi að skjölum og deildir geta með auðveldari hætti deilt sín á milli upplýsingum og hafa betri yfirsýn yfir gögn. Haldið er utan um skráningar vegna frávika, ábendinga og hugmynda til úrbóta í nýju kerfi. Undirbúningur nýrrar stjórnargáttar fyrir stjórn sjóðsins hófst á árinu 2024 og verður tekin í notkun fljótlega. Eins eru í undirbúningi gagnasvæði fyrir innri- og ytri endurskoðendur. Með tilkomu nýs skjalakerfis var hægt að tengja saman skjalakerfi og viðskiptamannakerfi sjóðsins.
Birta lífeyrissjóður sendir sjóðfélögum sínum tvisvar á ári sjóðfélagayfirlit með rafrænum hætti með upplýsingum um iðgjaldagreiðslur. Sjóðfélagayfirlitin birtast á sjóðfélagavef og á island.is. Það á að tryggja að sjóðfélagar geti fylgst með að iðgjöld séu greidd af launum þeirra til lífeyrissjóðsins.
Samtals eru um 36 þúsund yfirlit á ári sem fóru með pósti til sjóðfélaga en fara nú með rafrænum hætti.
Með tilkomu viðskiptamannakerfis eru úrskurðarbréf einnig eingöngu rafræn og birtast sjóðfélögum á sjóðfélagavef. Með því að birta úrskurðarbréf rafrænt sparast um 2.762 póstsendingar á ári.
Á árinu 2024 hófst vinna við að bæta aðgengi og umsóknarferli í rafrænna umsókna. Markmiðið er að sjóðfélagar geti nálgast bæði upplýsingar um réttindi sín og stöðu mála ásamt því að sækja um rafrænt á einum stað á sjóðfélagavefnum. Áætlað er að þessari vinnu ljúki á vormánuðum árið 2025.
Í lok árs 2024 bárust fyrstu umsóknir frá öðrum sjóðum með rafrænum hætti beint í viðskiptamannakerfi sjóðsins. Aðrir sjóðir senda Birtu lífeyrissjóði fjölda umsókna þar sem sjóðfélagar geta átt réttindi í fleiri en einum sjóði en þurfa aðeins að sækja um hjá sínum aðal sjóði. Með þessum hætti senda aðrir sjóðir umsóknir og gögn með öruggum hætti til Birtu sem stofnast sjálfkrafa sem umsóknir í nýju viðskiptamannakerfi.
Á árinu 2024 hóst vinna við að uppfæra launagreiðendavef sjóðsins. Vefurinn verður tilbúinn á vormánuðum 2025. Launagreiðendavefurinn verður tæknilega uppfærður með það að markmiði að hann einfaldi launagreiðendum að fá yfirlit yfir stöðu sína og auðveldi skil á skilagreinum.